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收信人应自上而下书写,第一句为“你方×××来信已收到,经研究,现答复如下”,并应写明来信日期、姓名和号码;随后是对信中内容的具体答复。有些省市可能有自己的公文,一般大家都用通用的书写规范。回函是机关、单位答复信函时使用的一种公文,一方面是讨论、询问或联系事项。如果是“请示”批复的标题,就应该是“批复”。批复是对下级干部提出的问题发表意见的批复公文,用于答复下级机关的请求。
如果是回复函,在回复公函时,通常会引用文件编号或发函日期来说明对方信函的主题,如“LetterNo我们公司的XX【XXXX】X”和“XX年XX月XX日收到贵公司的来信”。接收单位应该用大写字母书写;开头的文字多为“你方×××来信已收到,经研究,现答复如下”,并应注明来信日期,如果是回复的标题“XX村关于XX的请示”。
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