为了保证公文的有效性,国家有关机构规定了各种公文的生成程序,必须履行这些程序,公文才能具有法律效力。公文有规范的样式和具体的处理程序,行政公文是社会政治的产物,是作者意志的表达,具有鲜明的政治性,党政公文是客观和现实的需要,因此,制定目标明确、针对性强、指导工作策略正确、解决问题措施具体的公文是必然的。
标准等形式,公文的文体、结构和格式得到了统一和规范,公文制定者必须认真遵循这些规范。机关之间的许多工作是通过公文联系和协调的,因此许多具体问题得到了及时处理,许多对工作具有重要意义的信息材料也是通过这种方式获得的。现行效力是指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力,具有依据和凭证功能。
准确而庄重的写作风格。公文处理程序包括接收和签发,因此,公文在保证各个机关正常有序的工作中起着很大的作用。方向性公文是由特定机关发布的,大多是为特定对象阅读而写的,作者与读者之间存在特定而明确的对应关系,因此,公文写作必须核实事实和数据,以确保材料的可靠性。
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