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提取官方文件的精华。把握本质特征，突出重点，行政性、事务性的非机密公文，以及报送上级机关的公文不需要规定阅看范围。它是指文章的各个部分要配置充分、比例协调、详细适当、完整合理、重点突出并符合格式要求，文字简洁明了。说明文的一般结构模式，例如，一篇文章一般有三个部分:开头、主体和结尾。三部分比例要协调，主体要充实，不能虎头蛇尾、大而不倒；坐标内容的处理。