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首先，在顶行写上上级部门或领导的尊称；接下来，第一段说明撰写说明的原因；其次，描述请示的内容。要简单明了地说明请示的重要性和必要性，以及请示涉及的其他内容；最后，具体说明谁在何时请求指示，召开XX会议的通知（主送单位）:为XX（目的），根据XX（依据），XX（主办单位）定于XX（地点）召开XX会议，现将有关事项通知如下:会议。